Separe planejamento, proposta e execução
O plano de tratamento organiza a decisão profissional. O orçamento apresenta a proposta ao paciente. O histórico registra o acompanhamento. O financeiro acompanha valores e recebimentos. Essas informações se relacionam, mas não devem ser usadas como sinônimos.
Uma proposta enviada não significa tratamento iniciado; um atendimento marcado não confirma o recebimento de uma parcela. Identificar as etapas evita que a recepção e o profissional consultem registros diferentes e cheguem a conclusões contraditórias.
O que conferir antes de apresentar o orçamento
- Identificação correta do paciente e do responsável pelo atendimento.
- Descrição compreensível das etapas propostas.
- Valores e condições comerciais conferidos pela clínica.
- Informações que o paciente precisa esclarecer antes de decidir.
- Forma de acompanhar a resposta e de localizar a proposta depois.
Explique siglas e termos quando necessário. O orçamento precisa fazer sentido para quem o recebe, e as decisões clínicas devem ser esclarecidas pelo profissional. Este guia não define procedimentos, preços ou condições válidas para todas as clínicas.
Um percurso administrativo em quatro etapas
- Avaliação: o profissional registra as informações pertinentes no prontuário e no odontograma.
- Planejamento: organize as etapas que precisam ser apresentadas ao paciente.
- Orçamento: confira a proposta e acompanhe a resposta, inclusive pelo link quando utilizado.
- Acompanhamento: consulte os atendimentos e o financeiro em seus registros próprios.
Na MARCARO, odontograma, prontuário, orçamentos por link e documentos clínicos fazem parte dos recursos de odontologia. A preparação dos documentos depende das informações do profissional. Ferramentas adicionais de estética não devem ser presumidas como liberadas.
Exemplo: uma proposta com etapas distintas
Um paciente fictício recebe uma proposta organizada em duas etapas. Depois de esclarecer dúvidas com o profissional, a clínica acompanha a resposta ao orçamento e combina o agendamento adequado. A cada atendimento, o responsável mantém o registro correspondente; a administração confere os recebimentos.
Se a proposta mudar, a equipe precisa conseguir identificar qual informação está sendo consultada e esclarecer a alteração ao paciente. Não use um comprovante financeiro como substituto do registro de atendimento, nem uma observação clínica como controle de pagamento.
Como revisar pendências sem perder o contexto
Faça uma conferência por tipo de pendência: propostas que precisam de resposta, atendimentos a combinar, documentos a preparar e recebimentos a conferir. Uma lista única com o nome do paciente e “resolver” tende a esconder a próxima ação.
Quando entrar em contato, deixe claro se o assunto é uma dúvida sobre a proposta, a escolha de horário ou uma questão administrativa. A equipe não deve interpretar questões técnicas no lugar do profissional responsável.
Dúvidas sobre orçamento e acompanhamento
O orçamento substitui o prontuário?
Não. São registros com finalidades diferentes e devem permanecer identificados.
A resposta ao orçamento confirma o pagamento?
Não. A proposta e os recebimentos precisam ser acompanhados em seus fluxos próprios.
Todos os módulos de estética estão incluídos em odontologia?
Não. Mapas e outras ferramentas condicionais dependem da liberação indicada no catálogo.